Nauka za granicą | Studia bez tajemnic

• Lista kategorii:
  • Referencje w aplikacji od strony praktycznej
  • Kogo wybrać na referenta?
  • Znany profesor?

Obok transkryptu ocen, GRE i Statement of Purpose rekomendacje są jednym z najważniejszych elementów Twojej aplikacji na doktorat i dlatego zasługują na poświęcenie im wiele uwagi.

Referencje w aplikacji od strony praktycznej
Ponieważ większość aplikacji na studia i doktoraty składa się obecnie przez Internet, także formalności związane z referencjami zwykle załatwia się tą metodą. Od strony technicznej ta część aplikacji przebiega w dwóch fazach. Najpierw w formularzu aplikacyjnym (np. na doktorat w Harvardzie) na specjalnej podstronie należy podać imiona, nazwiska i dane kontaktowe (włącznie z emailem i telefonem) trzech referentów.

W tym momencie pojawia się bardzo ważna kwestia związana z referencjami – tzw. zrzeczenie się prawa do wglądu referencji. Na tym samym formularzu aplikacji, na którym wpisaliśmy nazwiska i adresy naszych referentów będziemy mieli opcję zaznaczenia „waive rights” tj. zrzeczenia się prawa do wglądu w referencję zarówno przed terminem aplikacji jak i kiedykolwiek później. Istnieje wiele opinii czy trzeba się tych praw zrzec lub nie i jak bardzo jest to znaczące. Ja uważam, że zdecydowanie trzeba się tego prawa zrzec (czyli zaznaczyć kwadracik w ww. formularzu). Oznacza to bowiem, że ufasz swojemu referentowi, a na dodatek profesor będzie mógł napisać szczerą opinię na Twój temat bez narażania stosunków między wami. Oczywiście uważam, że prawo do wglądu do opinii wystawionej przez profesora studenci powinni mieć, ale w tym przypadku gramy w grę, której celem jest dostanie się na doktorat więc musimy szanować zasady komisji rekrutacyjnej, a ta zdecydowanie woli jeśli student ufa swojemu profesorowi, a referent nie czuje żadnej niepotrzebnej presji. Jeśli jednak obawiasz się, że profesor napisze negatywną referencję na twój temat to jest to silny znak, że może to nie być najlepszy referent i warto znaleźć kogoś innego.

Druga faza aplikacji jest już mniej zależna od studenta i może przebiegać w dwojaki sposób.

Po wpisaniu informacji referenta do formularza aplikacyjnego, do profesora jest wysyłany automatyczny email z adresem internetowym i hasłem specjalnej strony twojej aplikacji przeznaczonej tylko dla niego. Po zalogowaniu referent ma możliwość przesłania referencji w formie elektronicznej (np. jako plik pdf albo doc) lub bezpośredniego wpisania lub skopiowania listu polecającego do pola tekstowego. W chwili gdy referent to zrobi, student zostanie automatycznie poinformowany o tym fakcie.

Bardziej tradycyjna opcja wysyłania referencji wymaga większego zaangażowania studenta. Po wprowadzeniu danych referenta do aplikacji internetowej student musi poprosić profesora o wysłanie referencji na konkretny adres przed odpowiednim terminem. Problem jednak w tym, że praktycznie każdy uniwersytet będzie wymagać aby list rekomendacyjny był przysłany w zamkniętej kopercie z podpisem profesora na zamknięciu koperty (tj. podpis musi się znajdować miejscu zaklejenia koperty – najlepiej tak, aby podpis był złamany wzdłuż przez linię zaklejenia – taka nowoczesna wersja średniowiecznych pieczęci woskowych). Wymóg istnieje po to, aby uniwersytet miał więcej pewności, że referencja została napisana i zaklejona (i podpisana) osobiście przez profesora. To też skutecznie zapobiega przekazaniu referencji studentowi do jej dalszego wysłania. Ponieważ profesor musi nie tylko napisać referencję ale także wysłać ją na odpowiedni adres musimy się trochę bardziej zaangażować w proces zdobywania referencji (nie chcemy aby nasz profesor sam szukał adresu, zdobywał odpowiednie znaczki i koperty i ganiał na pocztę). Właśnie dlatego cały proces zdobywania referencji musimy rozpocząć wcześnie.

Tak jak z resztą aplikacji najlepiej jest zacząć wcześnie. Dwa miesiące przed terminem aplikacji to idealny czas (czyli w przypadku Harvardu – październik). Czas ten musi wystarczyć dla znalezienia wszystkich referentów, poproszenia ich o pomoc, przekazania potrzebnych materiałów (patrz niżej) i w końcu samego napisania i wysłania referencji. Co więcej nie wszystko pójdzie zgodnie z planem więc dodatkowy zapas czasu jest jak najbardziej pożądany. Pamiętajmy także, że jeśli dasz profesorowi więcej czasu na napisanie listu to może on być bardziej kompletny, ale referent nie będzie zirytowany presją czasową i brakiem profesjonalizmu z twojej strony.

W każdym razie dwa miesiące przed terminem aplikacji musimy znaleźć i poprosić profesorów o napisanie referencji. Nasuwa się oczywiste pytanie: kto byłby najlepszym referentem?

Na początek

Kogo wybrać na referenta?
Przede wszystkim referentem powinien być człowiek, który jest zaznajomiony z naszą pracą i zna nas osobiście. Chodzi o to, że w referencji nie może być tylko napisane „wspaniały student” ale musi to być poparte konkretnymi przykładami. Ponieważ zwykle referencji potrzebnych jest trzy, a ja bym sugerował, że w takim wypadku należy poprosić o referencje cztery osoby (na wypadek gdyby jedna z nich się spóźniła) to zwykle pojawia się problem znalezienia takiej liczby naukowców lub nauczycieli, którzy znają nas odpowiednio dobrze. Problem można częściowo rozwiązać jeśli wybierzemy osoby, które są dobrze zaznajomione z przynajmniej częścią naszej pracy. Na własnej aplikacji na studia doktoranckie poprosiłem cztery osoby:

• profesora, który był moim wykładowcą i tutorem (osobistym nauczycielem) w Oksfordzie przez dwa lata, a także z którym prowadziłem badania w wakacje na przedostatnim roku i opublikowałem pracę badawczą w branżowym czasopiśmie,
• emerytowanego profesora, u którego napisałem moją dysertację licencjacką,
• doktora, który był moim wykładowcą i tutorem przez trzy lata,
• doktora, który był moim tutorem na pierwszym roku.

Nie trudno zgadnąć, że referencja od pierwszej osoby była najsilniejsza i liczyła się najbardziej. Profesor ten był najlepiej zaznajomiony z moją pracą pod każdym względem (egzaminy, prace domowe, a także badania). Pozostałe osoby znały mnie tylko z jednej perspektywy, ale było to wystarczające ponieważ odbywałem z nimi interakcje na tyle często aby mogli coś osobistego od siebie napisać.

Jest jeszcze jedna ważna kwestia, którą należy rozważyć przy wyborze referenta – jego renoma. Osoby z dużym stażem, z dorobkiem naukowym są naturalnie bardziej pożądanymi referentami z wielu względów. Ich osiągnięcia i rozległe kontakty w świecie akademickim zwykle sprawiają, że ich referencje są ważniejsze niż referencje pisane przez młodych doktorów bez rozpoznawalnego nazwiska. Co więcej starsi profesorowie często dysponują kontaktami, o których możemy sobie nie zdawać sprawy. W moim przypadku kiedy rozesłałem aplikacje do amerykańskich uniwersytetów bardzo wcześnie w styczniu otrzymałem telefon od kierownika komisji rekrutacyjnej na Yale z informacją o moim przyjęciu. Okazało się, że profesor, który do mnie zadzwonił wiele lat temu napisał pracę magisterską pod okiem tego samego człowieka, u którego ja napisałem licencjat i który był moim referentem (patrz wyżej). Oczywistą rzeczą jest, że bardziej cenimy i ufamy opinii osoby, którą znamy osobiście (jak w tym przypadku) lub poprzez jej reputację. W drugim przypadku znany naukowiec ma wiele renomy do stracenia jeśli zacznie pisać wyssane z palce referencje.

Na początek

Znany profesor?
Pojawia się jednak tutaj problem – co zrobić kiedy żaden z naukowców lub wykładowców nie jest nikim znanym? Wbrew pozorom to nie jest problem ponieważ większość osób jest w takiej sytuacji. Mój najbardziej znany referent jest owszem znany w wielu miejscach ale raczej w dość wąskiej specjalizacji i nawet nie liczyłem, że ktokolwiek rozpozna jego nazwisko. To co się liczyło przede wszystkim, to że referencja była napisana z osobistego punktu widzenia, pełna faktów i przykładów. Oczywiście fakt jego afiliacji z Oksfordem i to, że ma tytuł profesora (w przeciwieństwie do assistant/associate professor albo w UK lecturer/reader) działało tylko na moją korzyść. Właśnie dlatego każdy musi indywidualnie znaleźć złoty środek między reputacją profesora, a znajomością z twoją pracą.

Po tym jak już wybierzemy referentów, którzy zgodzą się na napisanie pozytywnej opinii. Warto ich zapytać jaką wersję dostarczenia referencji wolą – internetową czy listowną. Jeśli to pierwsza opcja to nie pozostaje nam nic innego jak zarejestrować ich na naszej aplikacji i przejść do kolejnego kroku (następny paragraf). W przypadku listownej referencji koniecznie musimy ograniczyć liczbę niepotrzebnej biurokracji – dlatego musimy dostarczyć profesorowi koperty zaadresowane i z odpowiednimi znaczkami i ewentualnymi instrukcjami, które nie pozostawią żadnych wątpliwości (np. trzeba podać imię, nazwisko, adres, email, telefon, trzeba postawić podpis w poprzek zaklejenia koperty i koniecznie dużymi literami napisać kiedy jest ostateczny termin).

Jednocześnie z czynnościami wymienionymi powyżej musimy zapewnić naszym referentom wszystkie informacje na temat własnej pracy akademickiej jakie możemy dostarczyć. Ja zawsze wysyłałem emaila z moim CV, listą wykładów, egzaminów i ocen jakie otrzymałem, a także listę i krótkie opisy projektów badawczych w jakich brałem udział wraz ze streszczeniem rezultatów. Dodatkowo należy referentom wysłać listę uczelni i dokładnie kierunki albo wydziały na jakie składamy papiery. Naturalnie, żaden z nich nie skorzysta ze wszystkich danych jakie prześlemy, ale nie możemy pozwolić na sytuację, że referent będzie musiał pisać do nas z dalszymi pytaniami (co go dodatkowo zniechęci i zabierze cenny czas) lub, co gorsza, referent będzie zgadywał.

Na koniec warto wspomnieć, że najlepiej jeśli referencja ma 2/3 do jednej strony długości A4 (oczywiście jeśli jest więcej do napisania to jest to mile widziane) i jeśli aplikacja zadaje konkretne pytania to referent powinien o nich wiedzieć (należy je dostarczyć razem z resztą informacji o sobie). Czasami oprócz referencji należy odpowiedzieć na szereg pytań wielokrotnego wyboru (typu: „Czy student znajdował się w górnych 5% na swoim kierunku?”) i inne szczegółowe pytania upewnij się, że profesor o nich wie.

Ponieważ poprosiłeś/łaś referenta o pomoc bardzo wcześnie nie powinno być żadnym problemem jeśli od czasu do czasu (np. co 3 tygodnie) wyślesz im krótkie przypomnienie. Z kolei jak referencja zostanie wysłana nie zapominaj o wysłaniu podziękowania, a kiedy ostatecznie dostaniesz się na doktorat wyślij informacje swoim referentom o tym. Warto utrzymywać z nimi kontakt – w końcu ich dobre słowo pomogło tobie dostać się na wymarzony doktorat.

Na początek